第一次接账，先把资料按类别分清楚。
- 客户基本情况和税务状态
- 历史账务资料
- 银行、发票、工资、合同资料
- 系统权限和未完结事项
- 后续每月资料交接规则
财政部《代理记账基础工作规范（试行）》自 2024 年 1 月 1 日起施行，其中也提到代理记账业务包括业务承接、工作计划、资料交接、会计核算、质量控制、档案管理等程序。
放到日常工作里，第一次资料交接做清楚，后面做账、申报、催资料、交接都会顺很多。
新客户接账，建议先按 5 个方向核对。
一、别只看营业执照，先看客户和税务状态
新客户发来营业执照，只能说明公司基础信息的一部分。
会计还要确认：客户到底是什么纳税人类型，有没有员工，之前申报是否正常，电子税务局权限能不能正常使用。
这一部分重点看两件事：
第一，客户基本情况是否清楚。
第二，税务状态是否能接得住。
建议先确认：
- 公司基础信息、实际经营地址、主营业务
- 小规模纳税人还是一般纳税人
- 法人、财务负责人、办税人员信息
- 是否有工资、社保、公积金、个税申报
- 最近一期申报是否正常
- 税种核定、发票票种和额度是否清楚
- 是否有逾期、欠税、异常提示
容易漏的是：客户说“我们没什么业务”，会计就默认很简单。
但没开票，不代表没有银行流水；没有收入，也可能有工资、费用、社保、公积金。第一次合作时，最好先把这些基础情况问清楚。
二、历史账务资料，先判断能不能接得住
从上一家代账公司转过来的客户，最容易出问题的是历史资料。
客户可能会说：
“之前都做过账。”
“资料应该都在上一家那里。”
“我也不太清楚他们给了什么。”
这时候不能只看客户怎么说，最好把已经收到和暂时缺失的资料分开记录。
建议核对：
- 会计凭证
- 会计账簿
- 财务报表
- 纳税申报表
- 科目余额表
- 银行对账单
- 固定资产、往来、存货等明细
- 未处理完的账务或税务事项
这一部分不用一开始就要求客户全部立刻拿齐。
更现实的做法是：先把已有资料交接清楚，再把缺失资料列出来。
比如：
哪些资料已经收到。
哪些资料需要客户找上一家代账补。
哪些缺失会影响后续做账或申报。
是否涉及旧账整理、补账、异常处理。
这样后面报价、排期和责任说明都会更清楚。
三、银行、发票、工资、合同，按类别要
发给客户的资料清单，最好按类别写。
不要一上来发一长串专业名词，客户很容易看完也不知道从哪准备。
可以分成四类。
银行资料
重点看：账户是否完整，流水和回单能不能按月取得。
常见资料包括：
- 开户行和银行账号
- 银行流水
- 银行回单
- 回单下载方式
- 是否有多个对公账户
容易漏的是：客户只给一个账户的流水，后来才发现还有其他账户；或者只给流水，不给回单。
发票资料
重点看：销项、进项、作废、红字、未开票收入等情况。
常见资料包括：
- 销项发票
- 进项发票
- 作废发票、红字发票
- 未开票收入情况
- 开票平台使用方式
容易漏的是：客户只发截图，或者几个月发票混在一起，会计还要重新判断期间。
工资社保资料
如果客户有员工，建议确认：
- 员工名单
- 工资表
- 社保缴纳情况
- 公积金缴纳情况
- 个税申报记录
这部分不要等到申报期再临时问。工资表谁确认、几号确认，也最好一开始说清楚。
经营资料
重点看影响账务处理的事项。
比如：
- 主要销售合同
- 采购合同
- 租赁合同
- 借款合同
- 大额收付款说明
- 股东往来、关联往来说明
不是所有合同都要一开始全收，但明显影响账务处理的事项，要提前问。
四、权限和未完结事项，要单独记录
很多新客户交接时，资料本身不是最麻烦的，权限才是。
到了申报期才发现电子税务局进不去，开票平台没有权限，银行回单下载不了，会计就会很被动。
建议单独确认：
- 电子税务局登录方式
- 开票平台或数电票平台权限
- 自然人电子税务局扣缴端
- 社保、公积金系统
- 银行回单下载方式
- 旧账套或财务软件数据导出方式
如果涉及密码、UKey、印章、密钥等敏感事项，要按客户公司内部规则交接，并留下记录。
同时，还要问清楚有没有未完结事项：
是否有正在处理的税务事项。
是否有历史异常或逾期。
是否有上一家代账还没交完的资料。
是否有客户承诺补充但还没给的资料。
这些信息如果只散在微信聊天里，后面同事接手会很难判断。
五、每月资料怎么交，第一次就说清楚
第一次接账资料清单，解决的是起步问题。
但代账公司真正每个月容易反复的，是资料怎么交、谁确认、缺了怎么补。
所以第一次合作时，建议顺便约定：
- 每月几号前提供银行流水和回单
- 发票资料通过什么方式提供
- 工资表由谁确认
- 缺失资料由谁补
- 资料发来后，谁确认是否可用
- 哪些属于已收到，哪些属于待确认、需补充
- 长期缺资料影响申报时，责任怎么说明
财政部《代理记账基础工作规范（试行）》里也提到，日常资料交接应有记录；采用信息化手段交接电子凭证的，也应形成电子凭证交接单，确保记录真实有效、有据可查。
日常工作里，可以简单理解为：
客户资料来了，要知道是谁发的、发了什么、能不能用、还缺什么。
每月资料交接，关键是状态要有人记录。
可直接发给客户的一段话
第一次合作时，可以这样发：
您好，第一次合作时我们会先把基础资料和历史资料核对清楚，后面做账和申报会更顺。
麻烦您先准备这几类资料：
1. 公司基础信息和税务信息；
2. 以前月份或以前年度的账务、报表、申报资料；
3. 银行账户、银行流水、银行回单；
4. 发票、成本费用票据、主要合同；
5. 工资、社保、公积金、个税相关资料；
6. 电子税务局、开票平台、社保公积金等系统权限。
如果有些资料暂时没有，也没关系。我们先把已有资料交接清楚，缺失部分单独列出来，再判断后面是否需要补充或整理。
这段话不用一次性发成很长的表格。
可以先发简化版，客户回复后，会计再按实际情况补充细项。客户第一次合作时，本来就不一定知道该准备什么。资料分类说清楚，对方会更容易配合。写在最后
新客户接账，不建议只问营业执照、发票和银行流水。
更稳的做法，是先确认五件事：
- 客户基本情况和税务状态。
- 历史账务资料。
- 银行、发票、工资和合同资料。
- 系统权限和未完结事项。
- 后续每月资料怎么交、谁确认、怎么记录。
客户资料不一定一次给齐，这很正常。
关键是已有资料要交接清楚，缺失资料要列出来，历史问题要提前说明。这样后面做账、申报、交接时，才不容易反复扯皮。
